Annika Kaljula on välisruumi projektijuhina töötanud juba 6 aastat ja tema igapäevane töö on juhtida projekteerijate meeskonda, et tagada tellijate ning projekteerijate vahelise koostöö kvaliteetne lõpptulemus. Oma töös naudib ta eriti seda, kui saab meeskonna ühise eesmärgi nimel tööle panna ja keerukatele probleemidele lahenduse leida.
Annika sõnul saab koostöö alguse tellija poolse lähteülesande püstitusest. Kui see on tehtud puudulikult või läbi mõtlemata, siis kannatab paraku ka lõpptulemus. Tellija on väga oluliseks detailiks eduka projekti teostamisel, kuid sageli seda ei teadvustata. Projekteerimise näol ei ole tegu liinitööga, vaid loomingulise protsessiga. Tellija poolt lähteülesandes tõstatatud probleemi lahendamiseks on tihtipeale rohkem kui üks lahendus ja seetõttu on oluline, et ta oleks kogu projekti vältel olemas, kaasa rääkimas ning mõtlemas.
Kui tellija ei ole teadlik sellest, mida ta tahab ning ei suuda seda ka projekteerimise ajal selgelt väljendada, siis on projekteerijal oma tööd raske teha.
Lähteülesandeid on erinevaid. On avaliku sektori tellijaid, kelle lähteülesanne on pikk ja põhjalik dokument. Kuid leidub ka tellijaid, kes kirjutavad vaid napisõnalise e-maili. Kõige olulisem on, et tellija sõnastaks oma probleemi võimalikult selgelt. Selleks, et koostada hea projekt, peab projekteerijal olemas olema kogu tellijale teadaolev info. Kasuks tuleb projekteerijaga ala varasema ajaloo jagamine: piirkonnas varasemalt tehtud projektid, alusuuringud – kõik need võivad anda head infot soovitud probleemi lahendamiseks. Samuti muud piirkonda puudutavad olulised detailid – kuri piirinaaber vms. Sellise info olemasolu eeldab küll tellija poolt põhjalikumat eeltööd, kuid aitab tõenäoliselt projekteerimisel tekkivaid ettenägematuid muresid vähendada. Lähteülesande puudulikkus puudutab tihti väikeseid omavalitsusi ning eratellijaid, kes ei ole kursis valdkonna spetsiifikaga ning ei tea muuhulgas ka seda, milliseid uuringuid tellima peaks.
Kuidas olukorda parandada?
Lähteülesande püstitamiseks on võimalik appi võtta konsultant, kes aitab ülesannet koostada. Vahel võib lähteülesanne tunduda esmapilgul pikk ja põhjalik, kuid tegutsemise ajal selgub, et mingid olulised detailid on siiski jäänud kahe silma vahele. Konsultandina saavad abiks olla vastava valdkonna projekteerimisettevõtted.
Kui tellijapoolne eeltöö on jäänud pealiskaudseks, siis võib olla keeruline projektlahendusele kõigi puudutatud osapoolte heakskiit saada.
Näiteks tellis üks kohalik omavalitsus projekti, tutvustamata selle lähteülesannet eelnevalt riigi Transpordiametile, kellele kuulusid kõrval olevad maad. Projektlahendus ulatus ka Transpordiameti maadele, kuid projekteerimistingimuste menetlusse, mille käigus kogutakse kokku projektiga puudutatud isikute ja ametite ettepanekud, neid kaasatud ei olnud. Seetõttu ei saadud projekti valmides sellele Transpordiameti poolset kooskõlastust ning töö lõppes nii, et ehitusluba jäi väljastamata ja projekti ei realiseeritud. Seda olukorda oleks saanud vältida kui Transpordiametiga oleks juba projekteerimistingimuste koostamise ajal suheldud ning lähteülesandes nende poolse sisendiga arvestatud.
Sarnased probleemid võivad Annika sõnul tekkida siis, kui tellija eeldab, et projekteerija lahendab ära kõik projekteerimise käigus tekkivad mured ning eeltöö ei ole vajalik. Hea projekteerija kaardistab küll töö alustamisel kõik alaga seotud piirangud, teeb kindlaks puudutatud osapooled ja loob nendega aegsasti kontakti, kuid vahel selgub siiski asjaolusid, mis mõjutavad oluliselt töö lähteülesande sisu ja mahtu. Tegelikkuses võiks tellija juba ette mõelda võimalike kitsaskohtade peale ja suhelda oluliste osapooltega enne projekteerimishanke väljakuulutamist. Nii saab ka püsititatud lähteülesanne põhjalikum.
Samas on olemas ka mitmeid positiivseid näiteid, kus tark tellija on sõlminud kokkuleppeid ja teinud põhjalikku eeltööd, aidates kaasa projekteerimise protsessi sujuvusele. Sellistes projektides on meeldiv osaleda. „Eeltöö võib tellijale olla aeganõudev ja ebamugav tegevus, seda eriti olukorras kui hankega on kiire. Siis loodetakse, et vastutuse hea tulemuse eest saab üle kanda ainult projekteerijale.
Aeg ja raha on märksõnad, sest neid pole kunagi piisavalt.
Samas tasuks mõelda ehk ka sellele, et muudatused ja täiendused projekti kestel lähevad oluliselt kallimaks ja ajakulukamaks, kui korralikult tehtud eeltöö. Vahel on lähteülesandesse pandud kirja ka lause, kus seisab, et projekteerija peab justkui vastutama kõikide ettenägematute probleemide lahendamise eest. Projekt peaks valmima projekteerija ning tellija koostöös. Tellija võiks olla orienteeritud lahenduste leidmisele, mitte süüdlaste otsimisele,“ kirjeldab Annika pahameelt tekitavaid olukordi.
Positiivse näitena toob Annika välja projekti, kus tellija oli kogu projekteerimise ajal aktiivne osapool ning kõik töö käigus tekkinud küsimused said kiired vastused ja otsused. Muuhulgas tegi tellija jooksvalt ka omapoolseid tähelepanekuid projekti täiendamiseks ning pidas kinni varasemalt tehtud kokkulepetest. Tänu sellele sujus koostöö hästi ning lõpptulemus vastas kõikide osapoolte ootustele.
Tellija peaks mõtestama oma lõppeesmärgi ning hoidma fookust, vastasel juhul võib projekti teostamine venida tarbetult pikaks. Silmas tuleb pidada ka seda, et lahendust ei saa täiendada ja muuta lõputult. Põhimõtted, mis eskiisi staadiumis paika pannakse, peaksid jääma kehtima projekteerimise lõpuni. Projektala on üks tervik ja tihti mõjutab pealtnäha pisike muudatus laiemat ala. Kui tellijapoolsed uued ideed ja ettepanekud tulevad liiga hilises staadiumis või tekib neid pidevalt ja liiga palju, siis kulub tohutu aeg (ja ka raha) lahenduse muutmisele. Nii juhtus ühe projektiga, kus korteriühistu soovis rajada parklat, kuid selle taustal sooviti lahendada ka olukord, et võõrad isikud ei tohiks liikuda läbi nende maa. Kohalik omavalitsus sellist lahendust ei lubanud, kuid tellija püüdis järjekindlalt, erinevaid täiendusi välja pakkudes, oma tahtmist läbi suruda. Väikese parkla projekti koostamine kestis seetõttu ligi poolteist aastat kuni lõpuks jõuti ehitusloani ja projekti valmimiseni. Tarbetu ajakulu.
Võtame teema kokku. Millised on järgmised sammud olukorra parandamiseks?
„Tellijad võiksid teadvustada seda, et nad on olulised komponendid hea projekti valmimisel. Tuleks läbi mõelda, mis on probleem, mida lahendama hakatakse ning töö eesmärk ka selgelt lähteülesandesse kirja panna. Seejärel võiks teha korraliku eeltöö, kaardistada piirkonda puudutavad piirangud ning suhelda vajadusel naabritega,“ sõnab Annika.
„Sellisest punktist oma tööd alustada tundub kui helesinine unistus, aga unistama peab,“
lisades veel, et projekteerijal peaks olemas olema kogu info, mida tellija antud piirkonna ning objekti kohta teab. “Kõik projekti tellijad ei pea olema ehitusspetsialistid. Alati on võimalik vastava eriala inimestega konsulteerida ja abi küsida. Kui projekt on juba töös, siis tasub meeles pidada selle lõppeesmärki ning eelduseid selleni jõudmiseks. Vastutust ja tekkivate probleemide lahendamist ei saa ainult projekteerija kanda jätta. Ühine eesmärk, koostöö ja kommunikatsioon on eduka projekti võtmesõnad” võtab Annika teema kokku.