Edgar Berman: „Ehitusprojektide andmebaasi põhiline eesmärk on ressursside kokkuhoid. See aitaks välistada olukordi, kus projekti valmimise järgselt saadakse teavet, et paralleelselt on valminud samas piirkonnas mingi teine projekt, kuid need kaks koostatud projekti on omavahel vastuolus.“
Iga uue tööga proovib projekteerija esindaja alati saada infot selle kohta, missugused projektid antud piirkonnas varem valminud on, millised on paralleelselt koostamisel ja millised lähitulevikus ees ootamas. See on oluline teave, vältimaks projekteeritud lahenduste ümbertegemist ning tagamaks, et projekteeritud lahendused arvestavad juba eos kõikidest teistest projektidest tulenevate piirangute ja mõjudega. Antud teabe kogumine on paraku aeganõudev ning üpris keerukas protsess. Projekteerimise projektijuht teavitab kõiki projektala piires olevaid seotud isikuid ja ameteid – tehnovõrkude valdajaid, maaomanikke, riigiameteid, kohalikku omavalitsust jne – lootes neilt saada töö koostamiseks väärtuslikku lähtematerjali. Maaomanikele projekteerimise algfaasis teavituse saatmise kohustust projektijuhil tegelikult ei lasu, küll aga on varasem praktika näidanud, et selliselt toimides on võimalik säästa aega, sest lihtsam on võimalike seisukohtadega arvestada projekti algusjärgus.
Juba valminud projekti muudatuste sisseviimine on tunduvalt ajakulukam.
Kui näiteks planeeringute puhul on kasutusel erinevad kaardirakendused, mille kaudu saab hankida infot ning alla laadida ka vastavat dokumentatsiooni ning jooniseid, siis ehitusprojektide jaoks sarnast lahendust loodud pole. Edgari hinnangul on sarnane kaardirakendusel põhinev lahendus aga väga vajalik, et saada infot erinevate projektide töömahtude piiridest otse kaardilt ning mis võimaldaks ehitusprojektide filtreerida nende seisu ja staadiumite kaupa. „Suurim keskkond, kust projektide osas avalikult infot saab, on Ehitisregister ehk EHR, sest sinna laaditakse ehitusprojekt üles ehitusloa taotlemiseks,“ sõnab Edgar ning täpsustab veel, et üldiselt saab EHR’ist projekte vaid PDF-formaadis alla laadida, kuid projekteerijale on eelkõige vajalikud DWG-formaadis joonised. Samas kasutajasõbralikku kaardirakendust Ehitisregistris aga ei eksisteeri. Lisaks ei pruugi olla tegemist projektdokumentatsiooni viimase versiooniga, sest ehitusluba taotletakse enamasti eelprojekti staadiumis, kuid peale ehitusloa väljastamist jätkub projekteerimine ka põhi- ning tööprojekti staadiumites, kuid need dokumendid jõuavad üldjuhul EHR’i alles kasutusloa taotlemisel ehk peale projekteeritud ehitiste valmimist.
Olukorrale lisab segadust ka asjaolu, et Transpordiamet menetleb ehituslubasid väljaspool Ehitisregistrit ning samuti ei laeta EHR-i üles madalpinge elektripaigaldiste ehitusprojekte (sh välisvalgustuse ehitusprojekte), sest need projektid ei vaja ehitusseadustiku järgi ei ehitusluba ega ka ehitusteatist.
Õnneks on Ehitisregistrist võimalik leida muuhulgas infot projekti autori kohta, ja seega saab asjakohast teavet ning DWG jooniseid küsida otse projekti koostajatelt. Varasemalt tehtud projekte küsides võib vahel saada tellijalt endiselt dokumentatsiooni ka CD-plaatidel, mida, tõsi küll, kohtab tänaseks juba üsna vähe. Edgari sõnul on tõenäoliselt iga projekteerija esindaja käinud vähemalt korra ka kohaliku omavalitsuse arhiivis paberkujul projektide infot hankimas.
Väga palju olulist teavet saadakse muidugi ka maaomanikelt endalt – on ju nemad kõige paremini kursis piirkonnas toimuvaga. Siin toob Edgar näite, kus ühel maanteelõigul andsid mitu maaomanikku infot ohtliku kurvi kohta, kust mitmed küla autojuhid varasemalt korduvalt vastu eramaja olid sõitnud. See teave ei jõudnud kunagi liiklusõnnetuste kaardile, sest kahjunõuded lepiti külameeste poolt kokku kohapeal. Samas oli tegu projekteerija jaoks olulise teabega, sest väliskurvi kavandati jalgteed.
Kohalikud teavad samuti hästi kevadise suurveega seonduvaid probleeme, mida projekteerijal endal on tihti raske tuvastada.
Ehitusprojektide andmebaasi loomine peab toimuma riiklikul tasandil – see on seotud kogu valdkonna läbipaistvuse ja efektiivsusega ning üksikul ettevõttel või kohalikul omavalitsusel on seda keeruline teostada. “Need, kes juba projekteerimise algusfaasis põhjalikku detektiivitööd seotud projektide kohta ära ei tee, võivad hiljem seista silmitsi probleemidega, mis seavad kahtluse alla nii koostatava ehitusprojekti kvaliteedi kui ka ajagraafikus püsimise,” selgitab Edgar. Praegusel hetkel on projekteerimisele eelnev uurimistöö aeganõudev etapp, küll aga on eelmainitud planeeringute kaardirakendused siiani projekteerimise protsessis suureks abiks olnud. Ehitusprojektid on ajas kiiresti muutuvad ja dünaamilised, tehes sellega projektide andmebaasi loomise ja asjakohasena hoidmise keerukaks, kuid kogu sektor peab panustama selle toimimisse. Kuna projektbürood on tänaseks harjunud Ehitisregistri kasutamisega, siis üheks variandiks olekski kasutada praegust EHR’i, kuid sel juhul tuleks loodud süsteeme oluliselt arendada ja täiendada.