Indrek Oden: „Hea kommunikatsioon projekteerimise protsessi ajal tagab kvaliteetsema projektlahenduse, vähem vigu projektis, parema ajagraafikus püsimise, vältides samaaegselt ressurssi raiskamist ning tühja tööd. Tulemina on rahul nii tellijad, ehitajad, kasutajad kui ka projekteerijad, sest kõik on saanud sõna sekka öelda. Info on liikunud õigeaegselt õigete inimesteni.“
Kommunikatsioon on kogu projekti õnnestumise võti. Reeglid saavad siinkohal alguse hanke käigus, mil pannakse paika tellija ning töövõtja poolsed kontaktisikud – projektijuhid. Määratakse kokkulepete sõlmimise viis ja koosolekute korraldamise vajadus. Lepingu sõlmimise järgselt leiab aset esimene koosolek – avakoosolek. Indrek ise eelistab avakoosolekut pigem füüsilise kohtumise näol, mitte läbi videosilla ja seda väga headel põhjustel – läbi videosilla korraldatud koosolekute puhul lülitavad tellijad tihtipeale oma kaamerad välja, puudub võimalus näha nende nägu, kehakeelt, miimikat ning hoiakut. Asutakse kohe asja kallale ning tutvumiseks või sissejuhatuseks aega ei jää.
Nii ei saagi osapooled omavahel tavapäraselt tutvuda ning panna alust usalduslikule suhtele.
„Just usaldus on kogu kommunikatsiooni alus,“ sõnab Indrek.
Avakoosolekul täpsustatakse üle nn mängureeglid ehk suhtlusreeglid. „Püüame täpsustada üldjuhul ka seda, mil moel kommunikatsioon projekteerimise protsessi käigus hakkab toimuma. Tavapärane on suhtlus e-kirja vormis. Meie kasutame oma igapäevastes tegemistes Teamsi platvormi, Sharepointi ning OneDrive sümbioosi ning kogu ettevõtte sisene suhtlus, kaasa arvatud failide haldus, asub seal.
Pakume alati ka tellijatele võimalust liituda meie Teamsi keskkonnaga, mis annab neile ülevaate projekti liikumisest läbi erinevate etappide, võimaldades ühtlasi ligipääsu failidele.
Lisaks saab seal keskkonnas anda sisendeid, tõstatada kitsaskohti, suhelda teiste osapooltega ja tagasisidestada. Töö käib Tellija silme all“ kirjeldab Indrek head lahendust.
Varasemates artiklites oleme puudutanud teemat, kus tellijatel on projektide osas suur otsustajate ring, töövõtjad aga ei tea, kes need asjaosalised täpselt on. Lähtuvalt sellest peabki Indrek vajalikuks koondatud koha tekitamist, kuhu saab anda vahetut tagasisidet. Selle käigus tekib ka projekti logi, kus kõikide otsuste tagamaad, otsustajad, küsimused ning vastused on selgelt näha. Teamsi keskkonna mitte sobivuse korral võib teha ka lihtsa Exceli tabeli, kuhu seotud osapooltel on juurdepääs. Selles failis saaksid asjaosalised samuti anda tagasisidet ning lisada projektiga seonduvaid märkuseid. Lisaks on info jagamiseks võimalik kasutada pilvepõhiseid BIM servereid.
Projektipõhiselt on oluline seotud osapoolte õigeaegne kaasamine, sest siis saavad selgeks kõigi ootused ja vajadused ning nii lahenevad osad konfliktolukorrad juba eos. Probleem on ainult selles, et tellijad ei soovi alati antud lahendusi kasutada. Põhjuseks on hirm läbipaistvuse ees:
„Läbipaistvus on antud hetkel valdkonna suurim mure ja seda mitte vaid tellijate puhul vaid ka töövõtjate hulgas. Siin ei ole üks osapool parem kui teine.“
Hirmu läbipaistvuse ees süvendab muudatuste ja puuduste köievedu. Projektis esinevate puuduste kõrvaldamine on alati töövõtja töö ning seda tuleb teha lisanõueteta st tellijalt ei eelda see lisaraha. Muudatus aga esineb siis, kui projekti käigus muudetakse varasemaid kokkuleppeid. Muudatustega kaasnev ajakulu mõjutab nii lepingu ajagraafikut kui ka projekti maksumust. Seega on tellijad väga motiveeritud pöörama enda poolsed muudatused puudusteks, et vältida lisaraha maksmist. Töövõtja omakorda sooviks pigem kõiki puudusi muudatusteks tituleerida.
„Julgustame tellijaid ning ka töövõtjaid olema läbipaistvad. Selleks, et osapoolte vaheline usaldus saaks kasvada, tuleb vananev varjamise mentaliteet välja juurida.
Seeläbi paraneb kommunikatsioon ning protsessid muutuvad sujuvamaks, efektiivsemaks ning paremaks. Kõik on meie endi kätes,” võtab Indrek jutu kokku.